Nhiều nhà làm tiệc mà không lên dự toán, tới lúc cộng lại mới giật mình. Dự toán không cần phức tạp — một tờ giấy chia bốn cột là đủ.
Bài này chỉ cách lập và cách theo dõi nó.
Bốn cột của một bản dự toán
Cột một: tên khoản. Rau củ, đậu nấm, gia vị.
Cột hai: số tiền dự tính. Ước lượng trước.
Cột ba: số tiền chi thật. Điền sau khi mua.
Cột bốn: chênh lệch. Để rút kinh nghiệm.
Viết tay trên giấy là đủ. Không cần phần mềm.
Dán tờ giấy lên tủ lạnh. Ai cũng thấy.
Một dòng cho mỗi nhóm, không cho mỗi món. Quá chi tiết là không ai điền.
Khoảng mười tới mười lăm dòng là vừa. Đủ mà không rối.
Thêm dòng tổng ở cuối. Con số quan trọng nhất.
Thêm dòng dự phòng. Mười phần trăm tổng.
Điền cột ba ngay khi mua. Để cuối là quên.
Giữ hoá đơn kẹp cùng tờ giấy. Đối chiếu được.
Ai đi chợ thì người đó điền. Rõ trách nhiệm.
Một bảng đơn giản mà được điền đầy đủ hơn hẳn bảng phức tạp bỏ trống. Chọn đơn giản.
Các nhóm chi phí
Rau củ quả. Thường là khoản lớn nhất.
Đậu phụ và chế phẩm đậu. Mì căn, tàu hủ ky.
Nấm các loại. Dễ đội chi.
Gạo, nếp, bún, miến. Tinh bột.
Gia vị và dầu. Mua một lần dùng nhiều lần.
Đồ khô: nấm hương, măng, hạt. Mua sớm được.
Trái cây. Cúng và tráng miệng.
Nước uống và đá. Nhóm riêng.
Đồ dùng một lần. Hộp, đĩa, khăn giấy.
Gas hoặc điện. Ước lượng thôi.
Thuê hoặc mượn bàn ghế. Kể cả quà cảm ơn.
Tiền công nếu thuê người. Ghi rõ.
Hương hoa nếu là dịp cúng. Đừng gộp vào tiền chợ.
Dự phòng. Dòng cuối cùng, không bao giờ bỏ.
Ước lượng từng khoản
Bắt đầu từ thực đơn đã chốt. Không có thực đơn thì không ước lượng được.
Liệt kê nguyên liệu từng món. Gộp thứ trùng.
Ước khối lượng theo định lượng đầu người. Rồi nhân số khách.
Cộng hao sơ chế. Hai tới bốn phần mười tuỳ loại.
Nhân với giá chợ hiện tại. Hỏi giá trước khi tính.
Giá chợ đổi theo mùa. Đừng dùng giá cũ.
Đồ khô và gia vị ước theo kinh nghiệm. Khó tính chính xác.
Nước uống tính theo đầu người. Nửa lít một người.
Đồ dùng một lần đếm theo số khách. Nhân hệ số.
Khoản không rõ thì ước cao lên. Thà dư dự toán.
Cộng tổng rồi thêm mười phần trăm. Ra con số cuối.
So con số đó với khả năng thật. Nếu vượt thì cắt.
Cắt theo món chứ không cắt theo lượng. Bớt một món dễ hơn bớt mọi thứ.
Chốt dự toán rồi mới đi chợ. Không vừa đi vừa tính.
Theo dõi khi đang chi
Điền cột chi thật ngay sau mỗi lần mua. Thói quen quan trọng nhất.
Chụp ảnh hoá đơn nếu ngại giữ giấy. Cũng được.
Cộng tạm mỗi ngày. Biết mình đang ở đâu.
Thấy vượt sớm thì điều chỉnh sớm. Cuối thì muộn rồi.
Không mua thêm ngoài danh sách. Đi chợ hay bị cuốn.
Ghi cả khoản nhỏ. Nhiều khoản nhỏ cộng lại rất lớn.
Người nhà mua giúp cũng phải báo. Không thì sổ lệch.
Quy đồng khoản được cho tặng. Ghi là không mất tiền.
Đồ nhà có sẵn thì ghi bằng không. Vẫn ghi để biết đã dùng.
Không lẫn tiền tiệc với tiền chợ hàng ngày. Ví riêng nếu được.
Một người giữ sổ. Nhiều người ghi là loạn.
Hỏi lại ngay khi có khoản không rõ. Đừng để tồn.
Sổ đúng thì bàn bạc sau tiệc rất nhẹ. Không phải nhớ lại.
Theo dõi mất mười phút mỗi ngày mà tránh được cả tuần khó chịu. Đáng làm.
Cách cắt giảm khi vượt dự toán
Cắt một món thay vì cắt lượng mọi món. Nguyên tắc đầu tiên.
Bỏ món đắt nhất trước. Thường là món nấm nhập.
Thay nguyên liệu đắt bằng loại rẻ cùng vai trò. Nấm rơm thay nấm nhập.
Tự làm thay vì mua đồ chế biến sẵn. Chênh rất nhiều.
Chọn rau củ đúng mùa. Rẻ và ngon hơn.
Mua chợ đầu mối nếu lượng lớn. Đáng công đi.
Bỏ đồ dùng một lần, dùng bát đĩa nhà. Đổi tiền lấy công rửa.
Mượn bàn ghế thay vì thuê. Nhờ hàng xóm.
Nhờ người nhà phụ thay vì thuê người. Nếu có người.
Giảm số món tráng miệng. Một món là đủ.
Nước lọc và trà thay nước đóng chai. Khoản dễ cắt.
Không cắt phần cúng nếu là dịp lễ. Cắt chỗ khác.
Không cắt tới mức mâm thiếu. Mất ý nghĩa bữa tiệc.
Cắt có chủ ý thì mâm vẫn tươm tất. Khách không nhận ra.
Tổng kết sau tiệc
Cộng cột chi thật trong vòng ba ngày. Để lâu là quên chi tiết.
So với dự toán từng dòng. Chỗ nào lệch nhiều.
Ghi lý do lệch. Mua hớ hay ước sai.
Ghi món nào thừa nhiều. Lần sau nấu ít.
Ghi món nào hết trước. Lần sau nấu nhiều.
Ghi số khách thật. So với số mời.
Ghi việc gì mất nhiều thời gian nhất. Để bố trí lại.
Ghi chỗ nào vướng khi bày. Sơ đồ lần sau.
Chốt tiền với người góp. Rõ ràng và sớm.
Trả lại phần dư nếu có. Không giữ.
Cảm ơn người phụ. Bằng lời hoặc chút quà.
Cất tờ dự toán vào sổ cỗ của nhà. Tài liệu quý.
Lần sau mở ra là có ngay điểm xuất phát. Không phải làm lại từ đầu.
Vài lần ghi là nhà mình có bộ số riêng, chuẩn hơn mọi bảng tham khảo. Đó là đích cuối.
